TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP TẠI MEKONG PRO M&M
- Khái niệm về sự kiện?
- Tổ chức sự kiện là gì?
- Các loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện tại Mekong Pro M&M
- Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Mekong Pro M&M
- Giai đoạn 1: Trước sự kiện
- Giai đoạn 2: Khi thực hiện sự kiện
- Giai đoạn 3: Sau sự kiện
Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện đã phát triển không ngừng và đang khẳng định vị thế mới trong ngành dịch vụ. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng và quảng bá sản phẩm đến với người tiêu dùng.
Để có thể hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện là gì cũng như làm sao để một sự kiện luôn mang lại giá trị và đạt được thành công vang dội thì mọi người hãy xem ngay nội dung bài viết được Mekong Pro M&M triển khai dưới đây.
Khái niệm về sự kiện?
Sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ. Nhằm quảng bá sản phẩm, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quy trình tổ chức các công việc nhằm đảm bảo cho sự kiện diễn ra tốt đẹp theo đúng kịch bản và thành công nhất. Những công việc này bao gồm: lên ý tưởng, viết kịch bản, thiết kế, hậu cần, thi công thực hiện, tổ chức và giám sát cho đến khi sự kiện kết thúc.
Có thể bạn quan tâm: Sự kiện khai trương Showroom Ngôi sao xanh Nguyễn Văn Cừ, Cần Thơ
Các loại hình dịch vụ tổ chức sự kiện có tại Mekong Pro M&M
– Sự kiện doanh nghiệp: hội nghị, hội thảo, lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành, …
– Sự kiện kỷ niệm: ngày thành lập, tiệc sinh nhật, họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới,…
– Sự kiện giáo dục: khai giảng, lễ tốt nghiệp, ngày hội việc làm,…
– Sự kiện quảng bá, tiếp thị: thiết kế và thi công booth, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, khai trương, sự kiện thời trang,…
– Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải,…
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Mekong Pro M&M
Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp và đảm bảo thành công rực rỡ doanh nghiệp cần nắm vững quy trình thực hiện. Dưới đây là 3 giai đoạn quan trọng nhất khi làm một chương trình sự kiện:
Giai đoạn 1: Trước sự kiện
Các công việc cụ thể của giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện bao gồm:
– Thu thập thông tin và lấy ý kiến về các hạng mục của sự kiện như: Mục đích, ngân sách, số lượng khách mời, quy mô, nhân lực, địa điểm, thời gian, các vật dụng cần có,…
– Lên kế hoạch – ý tưởng sự kiện và phương án dự phòng.
– Lập bảng phân chia công việc tổ chức sự kiện cho nhân sự.
– Tiến hành quảng bá, truyền thông cho sự kiện như: thiết kế ấn phẩm, gửi thiệp,…
– Lắp đặt vật tư: Trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng và kiểm tra lần cuối.
Giai đoạn 2: Khi thực hiện sự kiện
Giai đoạn thực hiện tổ chức sự kiện cần trải qua những công việc trọng tâm sau:
– Đón tiếp công chúng, khách mời, đối tác và tiến hành khai mạc.
– Quản lý, điều hành và điều tiết các chương trình tổ chức sự kiện cũng như đội ngũ hậu cần để đảm bảo tiến độ theo đúng kịch bản.
– Tổ chức các hoạt động: Ăn uống, lưu trú, vận chuyển hoặc phụ trợ trong sự kiện.
– Xác định tệp công chúng tiềm năng của sự kiện.
Giai đoạn 3: Sau sự kiện
Sau chương trình, đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau để tăng giá trị thương hiệu và thúc đẩy doanh số:
– Tiến hành xúc tiến truyền thông để quảng bá sau sự kiện.
– Xây dựng mối quan hệ với các bên dịch vụ và nhà cung cấp.
– Giải quyết các vấn đề về kinh phí tổ chức sự kiện cũng như các sự cố hoặc thiếu sót.
– Chăm sóc khách hàng để xây dựng cảm tình tốt đẹp.
Ngoài ra, cần tiến hành tổng kết, báo cáo và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện để rút kinh nghiệm.
LƯU Ý: Quy trình trên chỉ mang tính chất tương đối, đơn vị tổ nên căn cứ vào mục đích và loại hình sự kiện để đưa ra quy trình chuẩn nhất.
Đội ngũ nhân viên của Mekong Pro M&M đều được đào tạo một cách bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ. Đồng thời, trước mỗi chương trình đều chủ động tìm hiểu kỹ về sản phẩm, dịch vụ của khách hàng để có thể tổ chức chương trình sự kiện tốt hơn.
Công ty Mekong Pro M&M luôn là địa điểm đáng tin cậy để Quý khách hàng giao phó tổ chức nhiều sự kiện bất kể quy mô lớn nhỏ.
Mekong Pro M&M
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ!
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TRUYỀN THÔNG VÀ GIẢI PHÁP MARKETING MEKONG PRO
Phone: 0914 509 495
Mail: [email protected]
Địa chỉ: Số 11, Lô D1, Đường số 11, KDC Long Thịnh, Phường Phú Thứ, Quận Cái Răng, TP Cần Thơ.
